Quando si valuta il costo di una spedizione, l’attenzione si concentra spesso sulla tariffa di trasporto. Nolo, carburante, pedaggi e consegna costituiscono però soltanto la parte più visibile della spesa. Dietro ogni operazione possono nascondersi inefficienze capaci di incidere sul costo finale quanto, e talvolta più, del trasporto stesso.
Tra i principali costi nascosti della logistica rientrano le attese durante le operazioni di carico e scarico. Un mezzo fermo davanti a un magazzino, a un centro distributivo o a un terminal non rappresenta soltanto un ritardo: genera costi diretti, riduce la produttività del veicolo e può compromettere le attività programmate nelle ore successive.
Per questo la competitività logistica non può più essere valutata esclusivamente confrontando le tariffe. Deve essere misurata sulla capacità di coordinare l’intero processo e prevenire le inefficienze che producono extracosti.
Quando l’attesa costa più del trasporto
La dimensione del problema emerge chiaramente dalla ricerca “I costi nascosti della filiera del largo consumo”, realizzata da GS1 Italy con il Politecnico di Milano e la LIUC.
Secondo quanto riportato da Supply Chain Italy, le inefficienze logistiche pesano sulla filiera italiana della grande distribuzione per circa 200 milioni di euro ogni anno. Nel comparto dei prodotti secchi, i costi legati alle attese rappresenterebbero il 25% del cost-to-serve sostenuto dai produttori per consegnare la merce.
Con gli importi considerati dall’indagine, che possono arrivare a 300 euro per ritardi superiori alle quattro ore e a 600 euro oltre le sette ore, il costo delle attese può in alcuni casi superare quello del trasporto. Un dato che rende evidente quanto sia limitante valutare una spedizione partendo unicamente dal prezzo concordato con il vettore. Fonte: Supply Chain Italy.
Perché un mezzo fermo genera un effetto a catena
I tempi di attesa al carico e scarico non producono una sola voce di costo. Le conseguenze si estendono all’intera organizzazione logistica.
Quando un camion rimane fermo più a lungo del previsto, il veicolo e l’autista non possono essere impiegati per altre consegne. La programmazione giornaliera viene alterata, gli appuntamenti successivi rischiano di saltare e può diventare necessario riorganizzare turni, percorsi e disponibilità dei mezzi.
A questo si aggiungono le limitazioni legate ai tempi di guida e di riposo degli autisti. Un’attesa prolungata può ridurre le ore effettivamente disponibili per completare il viaggio, rendendo necessaria una sosta aggiuntiva oppure causando il rinvio della consegna.
Il ritardo può inoltre propagarsi verso altri soggetti della filiera: stabilimenti produttivi in attesa di materie prime, magazzini che devono organizzare gli spazi, clienti che hanno pianificato attività sulla base di una data di arrivo o vettori incaricati delle tratte successive.
Le principali cause delle attese
Le inefficienze logistiche possono avere origini diverse. Una delle più frequenti è la mancata corrispondenza tra il numero di mezzi in arrivo e la capacità operativa delle baie di carico o scarico. Se gli appuntamenti sono concentrati nelle stesse fasce orarie, anche un piccolo ritardo può generare rapidamente una coda.
Altre criticità possono dipendere da:
- pianificazione poco realistica degli slot;
- indisponibilità della merce all’orario concordato;
- personale o attrezzature insufficienti;
- documentazione incompleta o non corretta;
- differenze tra quantità attese e quantità effettivamente consegnate;
- mancanza di comunicazione tra mittente, vettore e destinatario;
- procedure di accesso e controllo eccessivamente lente;
- assenza di dati aggiornati sull’orario effettivo di arrivo.
Nessuno di questi problemi, considerato singolarmente, sembra necessariamente grave. Quando si ripete con frequenza, però, diventa una componente strutturale dei costi nascosti della logistica.
Il costo amministrativo della gestione dei ritardi
Alle spese direttamente collegate alla sosta del veicolo si aggiunge il lavoro necessario per ricostruire quanto accaduto e determinare le responsabilità.
È necessario verificare gli orari di arrivo e partenza, confrontare documenti, controllare eventuali giustificativi e gestire le richieste di rimborso. Secondo una delle testimonianze citate nella ricerca, la gestione di una singola attesa può comportare uno scambio di oltre venti email tra vettore, customer service, buyer, ricevimento merci e personale commerciale.
La mancanza di un sistema condiviso per registrare l’inizio e la fine delle operazioni rende il processo ancora più complesso. I documenti cartacei richiedono verifiche manuali, mentre i sistemi digitali o di geolocalizzazione non sempre consentono di individuare con precisione il momento effettivo in cui iniziano le attività di scarico.
Il costo non riguarda quindi soltanto il camion fermo. Coinvolge anche il tempo di tutte le persone chiamate a gestire il problema dopo che si è verificato.
Misurare le attese per ridurre gli extracosti
Ciò che non viene misurato difficilmente può essere migliorato. Per ridurre i costi logistici, le aziende devono raccogliere dati sui tempi effettivi di ingresso, attesa, carico, scarico e uscita.
Monitorare le prestazioni dei singoli magazzini o centri distributivi permette di individuare le strutture più problematiche, verificare la reale affidabilità degli slot e costruire programmi di consegna più realistici.
La raccolta dei dati deve però essere accompagnata da procedure chiare. Prenotazioni centralizzate, documenti verificati prima della partenza, notifiche tempestive dei ritardi e responsabilità definite possono ridurre sia le attese sia il lavoro amministrativo successivo.
Anche la collaborazione tra committenti, spedizionieri, vettori, magazzini e destinatari è determinante. Trasferire semplicemente il costo da un soggetto all’altro non elimina l’inefficienza: la sposta lungo la filiera.
Il prezzo più basso non coincide sempre con il costo minore
Una tariffa di trasporto particolarmente conveniente può perdere rapidamente il proprio vantaggio se la spedizione viene gestita senza considerare slot, documenti, tempi operativi e possibili criticità.
Il costo reale deve comprendere non soltanto il movimento fisico della merce, ma anche le risorse utilizzate per pianificare, controllare e correggere il processo. Deve inoltre considerare le conseguenze di un ritardo sulla produzione, sulle scorte, sulle consegne successive e sul rapporto con il cliente finale.
Per questo è necessario passare da una valutazione basata sulla singola tariffa a una visione complessiva della gestione della supply chain.
Prevenire le inefficienze attraverso il coordinamento
Uno spedizioniere non deve limitarsi a trovare un mezzo e organizzare il trasferimento della merce. Deve raccogliere informazioni corrette, verificare i documenti, coordinare gli operatori coinvolti e intervenire tempestivamente quando emerge una criticità.
Farosped supporta le imprese nella gestione delle spedizioni nazionali e internazionali con un approccio orientato alla pianificazione, al controllo e all’affidabilità operativa.
Ridurre i costi nascosti della logistica significa rendere visibile ogni passaggio, individuare in anticipo i possibili punti di rallentamento e costruire un processo nel quale informazioni, mezzi e persone siano realmente coordinati.
Perché nella logistica il costo più difficile da gestire non è sempre quello più alto, ma quello che non era stato previsto.